Het principebesluit is genomen: nieuwe onderwijshuisvesting op een nieuwe vestigingslocatie. En hoe dan verder? “Het begint bij de gebruikers,” zegt Britt Luijpers, UX Consultant bij Drees & Sommer Netherlands. “Wie zijn zij en hoe gebruiken zij een locatie, nu en in de toekomst?” Vanuit de UX-methode, de User Experience, begeleidde Britt een universiteit naar een strategisch huisvestingsplan en vervolgens naar een concreet programma van eisen waarmee de makelaar de zoektocht kon vervolgen. De universiteit was gevestigd op twee ver van elkaar gelegen locaties. Om verschillende redenen – economisch, praktisch en sociaal – was besloten op zoek te gaan naar één vestigingslocatie. Drees & Sommer heeft de universiteit ondersteund bij het intensieve oriëntatie- en besluitvormingsproces.
Dit interview verscheen bij Schooldomein
Toekomstvisie en ambitie
De keuze van de stad was de eerste stap in het proces naar één locatie. “We hebben allereerst een programma van eisen voor de nieuwe vestigingsplaats geformuleerd. Dat begon met het ophalen van strategische, tactische en operationele informatie uit de verschillende lagen van de organisatie. We hebben de bestuurders geïnterviewd om de toekomstvisie en ambitie van de universiteit duidelijk te krijgen. Hiervoor gebruikten we een methode die hen helpt om toekomstgericht te denken. Aan de hand van toekomstscenario’s voor het jaar 2030 hebben we nagedacht over de toekomstige manieren van werken en studeren, de invloed van technologie, over menselijk gedrag en uiteraard over mogelijke locaties. De uitkomst was dat er behoefte is aan een community: een plek die de komende decennia zó aantrekkelijk is dat medewerkers en studenten, maar ook anderen er graag willen zijn.”
Workshops met gebruikersgroepen
Vanuit UX-standpunt staan de diverse gebruikersgroepen centraal in iedere huisvestingsopgave. Drees & Sommer heeft hen daarom vanaf een vroeg stadium bij het proces betrokken. Dat was de volgende belangrijke stap. “We hebben workshops gehouden met de Raad van Advies, ondersteunend personeel, wetenschappelijk personeel en studenten. Door met de verschillende gebruikers van de toekomstige universiteit in gesprek te gaan over hoe we de visie en ambitie van het bestuur kunnen bereiken en hoe we een aantrekkelijke universiteit voor personeel en studenten kunnen zijn, hebben we inzichtelijk gemaakt aan welke eisen de nieuwe vestigingsplaats zou moeten voldoen. Al deze informatie hebben we doorvertaald naar objectieve selectiecriteria en op basis hiervan verschillende universiteitssteden beoordeeld. De keuze voor één van die steden was unaniem.”
Gebruikersreis
De volgende stap in de keuze van een nieuwe unilocatie was het samenstellen van een werken studieconcept dat vervolgens vertaald werd naar een programma van eisen voor de concrete huisvesting. “De centrale vraag was wanneer, hoe en wat de diverse gebruikers doen en met wie? In zogenoemde user journey workshops met studenten, wetenschappelijk personeel en ondersteunend personeel hebben we vervolgens per gebruikersgroep een user journey map opgesteld. Zo’n ‘map’ brengt de toekomstige reis van de gebruikers in het pand in kaart. Deze laat bijvoorbeeld alle activiteiten zien in de verschillende ruimten - college geven, webinars opnemen, geconcentreerd werken en evenementen organiseren om de community te creëren. Per activiteit hebben we gekeken naar de pijnpunten vanuit de huidige situatie en de gewenste ervaring. Alle user journey maps samen laten zien wie de verschillende gebruikersgroepen zijn, welke typen ruimten zij nodig hebben en hoe alle verschillende ruimten samenkomen in het gebouw, de zonering.”
