Vier partijen die nu nog zelfstandig gehuisvest zijn – het Zuiderstrandtheater, Residentie Orkest, Nederlands Dans Theater en Koninklijk Conservatorium – vestigen zich in 2021 onder één dak in een gezamenlijk, nieuw onderwijs- en cultuurcomplex aan het Spui in Den Haag: Amare. Het indrukwekkende ontwerp omvat diverse zalen, publieke ruimten en een ‘Stadskantine’. DMC (Dans en Muziek Centrum) treedt op als hoofdhuurder en zal verantwoordelijk zijn voor de facilitaire services. Drees & Sommer heeft, nu de bouw vergevorderd is, opdracht voor de advisering en mobilisatie van het facilitaire serviceconcept van het gebouw.
Optimale beleving voor alle gebruikers
Namens Drees & Sommer werkt facility consultant Sandra Vogelaar bij Amare. Projectmanager Daphne Gielesen heeft in dit project de rol van procesmanager. ’Onze opdracht is een facilitair serviceconcept te ontwikkelen dat bijdraagt aan het creëren van de ultieme gebruikersbeleving. In huisvestingstermen spreek je dan over het definiëren van touchpoints per gebruikersgroep waarmee we de beleving positief kunnen beïnvloeden. Zo heeft bijvoorbeeld een artiest een andere guestjourney dan een bezoeker. Per gebruikersgroep kijken we hoe we zowel in hard services als soft services kunnen bijdragen aan een optimale beleving.’
Diversiteit aan huurders en gebruikers
Drees & Sommer werkt volgens het principe richten, inrichten en verrichten. Het ‘richten’ gaat over het uitzetten van de strategie: de merkidentiteit die voor Amare is vastgesteld, de visie en ambitie van de services en de budgettaire kaders vormen de basis voor het facilitair concept. 'Eén van onze eerste uitdagingen’, zegt Daphne, ' was de diversiteit aan huurders en gebruikersgroepen te inventariseren. De gebruikers verschillen op de diverse momenten van de dag. Amare wordt een openbaar toegankelijk gebouw waar iedereen welkom is voor een theater- of concertbezoek, les, repetitie, congres, kop koffie of ontmoeting. Sandra en ik zijn inmiddels begonnen de interne gebruikersgroepen te interviewen over wensen, verwachtingen maar ook over pijnpunten en zorgen. Zo kunnen we de touchpoints voor elke gebruikersgroep identificeren: wie willen we op welke momenten welke beleving meegeven. Voor iedere gebruikersgroep doorlopen we de hele reis.’
Strategisch facilitair serviceconcept
Het facilitair serviceconcept is het eindproduct van de ‘richtfase’. Daphne: ‘Heel concreet is dat een uitgebreid advies, inclusief een pakket aan service level agreements en een producten- en dienstencatalogus. Bij vaststelling toetsen we of het service level aansluit op visie en ambitie en in lijn is met de merkidentiteit. Gedurende het traject onderhouden we nauw contact met DMC als hoofdhuurder en de overige huurders. Enerzijds om goede binding te houden met de achterban, anderzijds om te kijken wat er aan kruisbestuiving mogelijk is.’
Inrichten van de facilitaire organisatie
De fase van het ‘inrichten’ betreft de daadwerkelijke, tactische keuzes: de selectie van contractpartijen en het inrichten van de interne facilitaire organisatie. Een vraagstuk voor deze fase is bijvoorbeeld of een regieorganisatie of uitvoeringsorganisatie passend is bij het serviceconcept. Met andere woorden: worden diensten door de eigen organisatie geëffectueerd of met externe partners ingericht. Het verrichten tot slot is het operationele deel: in het geval van Amare is dat de inkoop van de verschillende diensten, het functioneel en het technisch beheer. Deze fase zal worden afgerond rond het moment van de inhuizing van de vier cultuurbedrijven. In september 2021 wordt Amare officieel in gebruik genomen.
Amare is een project van Gemeente Den Haag dat wordt gerealiseerd door Bouwcombinatie Cadanz (Boele & Van Eesteren – Visser & Smit Bouw) op basis van de Design, Build & Maintain contractvorm.
____________________
Lees meer over de dienstverlening van Drees & Sommer Netherlands: