Lean Management sorgt bereits seit einigen Jahren für schlanke und effiziente Abläufe auf Baustellen. Sobald es jedoch ans Planen geht, kann die Methode ihre Stärken nicht voll ausspielen. Hier setzt das agile Aufgabenmanagement an. Das Bauunternehmen Jökel aus Hessen arbeitet bereits erfolgreich damit.
Komplexe Projekte mit vielen Beteiligten, ineffiziente Schnittstellen, kurzfristige Änderungen: Das sind die Herausforderungen, vor denen Planungsabteilungen stehen. Die Planung von Bauwerken ist ein kreativer Prozess. Welche Eigenschaften ein Objekt genau haben soll, entscheidet sich oft erst während der Planung. Mehrseitige, starre Terminpläne helfen da nicht weiter – und auch die Lean-Methodik funktioniert am besten als Lean Site Management während der Ausführung auf der Baustelle.
Lean und agil – das Beste aus beiden Welten
Das agile Aufgabenmanagement verbindet die Lean-Philosophie und das agile Management für die Planungsphasen von Bauprojekten. Peter Jökel, Geschäftsführer der Jökel Bau GmbH, begann 2018 damit, das agile Aufgabenmanagement in der Planungsabteilung des Bauunternehmens einzuführen. Ein Grund war die positive Erfahrung mit Lean Site Management, das Jökel Bau seit mehreren Jahren einsetzt.
Diese Vorteile wollte der Geschäftsführer auch in der Planung nutzen. Die Bilanz fiel positiv aus: „Mittlerweile ist das agile Aufgabenmanagement zum Herzstück unserer Planungsabteilung geworden“, erklärte er. „Alle Schnittstellen, die Auslastung und Kapazitäten werden damit transparent und effizient gestaltet.“ Die Zusammenarbeit zwischen Planern und Bauleitern habe sich erheblich verbessert, ergänzte Jökel.
Aufgabenmanagement-Tools
Im Büro der Planungsabteilung hängt eine Steckkartentafel an der Wand – das Multi-Projektboard. Mit dieser behält das Team den Überblick über alle Projekte, die es im eigenen Haus plant. Das Board stellt alle Arbeitspakete in allen Projekten für die nächsten 21 Wochen dar. Grundlage dafür bilden die gemeinsam entwickelten, individuell für Jökel geltenden Standardprozesse für die Planung.
Basierend auf den Arbeitspaketen für die kommenden zwei Wochen leitet jedes Team-Mitglied die täglichen Aufgaben ab und visualisiert sie mit Haftnotizen auf der Wochenplanung beziehungsweise dem Aufgabenmanagement-Board. Jeden Tag trifft sich die Planungsabteilung zu einem „Daily Stand-up-Meeting“ – also einem täglichen Kurzmeeting im Stehen –, in dem sich die Mitarbeitenden über die Aufgaben vom vergangenen Tag, vom aktuellen Tag und über aufgetretene oder zu erwartende Probleme austauschen.
