Nutzerprojektmanagement
Projektverzögerungen durch fehlende oder unkonkrete Informationen von Nutzerseite - keine Zeit und kein Personal, um die internen Organisationseinheiten in das Projekt einzubinden, Änderungsschleifen, weil der Input oder das Commitment der internen Experten zum Projekt fehlt und die Ergebnisse nicht gesichert sind - hier setzt ein gutes Nutzerprojektmanagement an. Mit etablierten Prozessen und Strukturen sorgt es dafür, dass alle gehört werden und jederzeit informiert sind. Das stabilisiert das Projekt und sichert die Ziele.
Wofür braucht es ein Nutzerprojektmanagement?
Nicht alle Nutzerinnen und Nutzer bringen Bauerfahrung mit. Hier fungiert das Nutzerprojektmanagement als Übersetzer und Strukturgeber, erklärt Sachverhalte und Terminzwänge laiengerecht und transportiert Informationen in der passenden Qualität und gut verarbeitbaren Häppchen an die richtige Stelle.
Was es für eine gelingende Zusammenarbeit im Nutzerprojektmanagement braucht:
Sind die Strukturen komplex, bietet es sich an, die Bauherrenvertretung in Bau-Projektleitung und Nutzervertretung zu trennen.
Diese Aufgaben erfüllt das Nutzermanagement
- die Schnittstellen zwischen Bauherr/Nutzer/Mieter koordinieren
- beim Definieren und Konkretisieren der spezifischen Flächen- und Infrastrukturanforderungen unterstützen
- bei der Steuerung der Planungsabläufe unterstützen
- Aufgaben einholen, verteilen und die Erledigung tracken
- Umsetzung der Anforderungen in Planung und Bau überprüfen und Optimierungen aufzeigen
- Inbetriebnahme, Bezug und Übergabe begleiten
Darum kümmert sich das Nutzerprojektmanagement
- Organisation: Es baut geeignete Projektstrukturen auf und aus, um die Nutzer:innen und deren jeweilige Fach-Expertise einzubinden. Dazu schafft es entsprechende Routinen, klare Verantwortlichkeiten und packt kleinteilige Aufgabenpakete. Ein zentrales Organigramm führt die Akteure zusammen und gestaltet transparente Kommunikationswege.
- Qualität: Das Nutzerprojektmanagement unterstützt die laufende Konkretisierung der Nutzeranforderungen und kontrolliert deren Umsetzung in Planung und Bau. Das betrifft sowohl das Raumprogramm und die technischen Anforderungen als auch die, gemäß Schnittstellendefinition abgegrenzten, Eigenleistungen des Nutzers – zum Beispiel Schreinerarbeiten im Rahmen der Innenarchitekturplanung, Möblierung, Sicherheitskonzept, sonstige Beschaffungen etc. Das Nutzerprojektmanagement organisiert die Abläufe termingerecht, stellt die Ergebnisse sicher und dokumentiert diese.
- Termine: Das Nutzerprojektmanagement bereitet die „internen“ Prozessketten bis zur Inbetriebnahme und dem Bezug von Flächen beim Nutzer auf. Es visualisiert, prüft und aktualisiert diese und stimmt sie mit den Termineinflüssen aus dem Bauprojekt ab. Es unterstützt die Projektleitung beim Bewerten von Termineinflussgrößen und dem Erarbeiten möglicher und erforderlicher Steuerungs- und Kompensationsmaßnahmen, etwa bei Kapazitätsengpässen, Änderungsschleifen oder Bauzeitverzögerungen.
- Kosten: Das Nutzerprojektmanagement übernimmt den Aufbau und die Fortschreibung der nutzerseitigen Kostenverfolgung, plausibilisiert die für das Nutzerprojekt vorliegenden Budgetstrukturen (Gliederung, Höhe, Schnittstellenabgrenzung) und unterbreitet bei Anpassungsbedarf Optimierungs- und Steuerungsvorschläge.
- Vertragswesen: Das Nutzerprojektmanagement berät die Nutzerprojektleitung strategisch bei der Vergabe weiterer notwendiger Planungs- und Beratungsleistungen (Eigenleistungen des Nutzers). Es hilft ihr dabei, die vertraglichen Verpflichtungen der externen Beteiligten durchzusetzen.
Die Besonderheiten beim Nutzerprojektmanagement von Drees & Sommer
- Wir begleiten den Nutzer kontinuierlich über die gesamte Projektlaufzeit in der individuell erforderlichen Intensität.
- Wir sorgen für eine klare Rollenverteilung, zielgerichtete Kommunikation und transparente Prozesse zwischen den Beteiligten.
- Wir schaffen die notwendigen Strukturen und ermöglichen den Beteiligten auf der Nutzerseite, ihr Expertenwissen in jeder Phase einzubringen.
- Wir agieren vorausschauend und arbeiten mit der passenden Informationsdichte auf die entsprechenden planungs- und bauablaufbedingten Quality Gates hin.
- Wir unterstützen insbesondere die Nutzer:innen ohne Baukenntnisse bei konkreten Herausforderungen im Projekt, wie der Definition und Konkretisierung ihrer Anforderungen, bei Planfreigaben, Bemusterungen oder beim Entscheidungsmanagement.
- Wir bewerten und kanalisieren frühzeitig Änderungspotenziale, minimieren Störpotenziale und tragen so aktiv zur Sicherung der Projektziele von Bau- und Nutzerprojekt bei.
Gut zu wissen
Das Nutzermanagement ist eine Projektleitungsaufgabe des Bauherrn – so steht es in der AHO, Honorarordnung für Projektmanagementleistungen. Diese Leistung kann auch an externe Dienstleister delegiert werden, sollten interne Kapazitäten knapp und die Kompetenz zur Übernahme der Rolle innerhalb der Organisation nicht vorhanden sein.
Als ergänzende Leistung zum Projektmanagement ist hierfür ein eigenes Leistungsbild im AHO Nr. 19 definiert. (§ 3.1.1.3).