ERGO Group AG

New Work hat viele Facetten und beginnt bei der freien Wahl des Arbeitsplatzes. Die Einführung von Desksharing und Homeoffice wird für ein Unternehmen wie die ERGO Versicherungsgruppe mit sieben Verwaltungsstandorten zu einem Mammutprojekt, wenn der Rollout des Konzepts für 14.000 Mitarbeitende ansteht. Das Ziel? Den Bedürfnissen und Wünschen der Arbeitnehmer:innen mit mehr Flexibilität und Vielfalt zu begegnen. Bei gleichzeitig geringerem Flächenbedarf.  

Rollout an sieben Standorten

Seit 2021 implementiert die ERGO Group AG als Teil ihres New Work-Modells mobiles Arbeiten und Desksharing. Das Ziel? Die Zufriedenheit der Mitarbeitenden und infolge die Produktivität zu steigern, die Wahrnehmung als attraktive Arbeitgeberin durch die Möglichkeit des mobilen Arbeitens zu stärken und durch eine sinnvolle Reduzierung von Büroflächen Kosten zu senken. 

In der Spitze waren bis zu 60 Mitarbeiter:innen von Drees & Sommer an der Konzeption und Umsetzung des Modells im „Teilprojekt Raum“ beteiligt. Mit einem großen Spektrum an Beratungs- und Planungsleistungen, die über alle Standorte hinweg nahtlos ineinanderflossen. Und die ein Vorhaben in dieser Dimension erst möglich machten. 

Herausforderung heterogener Bestand

Die ERGO Versicherungsgruppe ist in den letzten Jahren stark gewachsen. Die Bestandsimmobilien spiegeln die Geschichte der vergangenen Jahrzehnte wider und könnten unterschiedlicher nicht sein: Während sich in Hamburg die Büros in einem denkmalgeschützten Bürogebäude aus den 1970er-Jahren befinden, steuern die Kolleginnen und Kollegen in Düsseldorf den 108 Meter hohen gläsernen ERGO-Turm aus den 1990er-Jahren an. Während in München die Einzelbüros in einer Zellenstruktur noch weit verbreitet sind, herrscht in Köln das Großraumbüro vor. Und diese Bandbreite wollte nun mit einem Rundumschlag für die Zukunft fit gemacht werden – quasi sieben auf einen Streich. Doch obwohl die Voraussetzungen an den einzelnen Standorten denkbar heterogen waren, konnten Standards und Richtlinien definiert werden, die sich überall anwenden lassen. Nicht zuletzt wurden die verschiedenen Mitbestimmungsgremien wie der Betriebsrat und die Schwerbehindertenvertretung sowie Betriebsärzte und Sicherheitsfachkräfte eingebunden. 

Die neue Homebase

Rund 70 Schreibtischarbeitsplätze je 100 Mitarbeitende umfassen die neu definierten „Homebases“ innerhalb der Bestandsgebäude der ERGO Group AG. Diese bilden den Kern der Arbeitsumgebung und die Heimat für alle Kolleg:innen. Die Homebases werden von unterschiedlichen Gruppen, Abteilungen und Bereichen besiedelt. Persönlich zugeordnete Arbeitsplätze sieht das Desksharing-Prinzip nicht vor. Stattdessen: eine Clean Desk-Policy, die jeden Schreibtisch für alle nutzbar macht. Und sowohl den Informationsfluss als auch den teamübergreifenden Austausch belebt. Ein Desk Booking-Tool hilft bei der rechtzeitigen Buchung des Arbeitsplatzes. Schließfächer nehmen persönliche Gegenstände, Unterlagen und technisches Equipment auf. 

Der Entstehungsprozess

Die Grundlage für das New Work-Konzept bildet ein umfangreiches Planungshandbuch mit der Definition der individuellen Anforderungen der ERGO Group AG an die neue Arbeitswelt. In Tätigkeitsanalyse-Workshops wurden gemeinsam mit Vertreter:innen der Organisationseinheiten die Bedürfnisse der Mitarbeitenden erfasst. Die Schreibtische für die tägliche Individualarbeit sind in den sogenannten Basisflächen verortet, die um gemeinsam genutzte Mehrwert- und Atmungsflächen ergänzt wurden. Fokusflächen laden zum ungestörten Bearbeiten von vertraulichen und konzentrationsfördernden Aufgaben ein, Kollaborationsflächen fördern den Austausch und das Miteinander. Entspannungspausen mit einem Kaffee oder bei einem spontanen Gespräch finden in Refresh-Modulen statt, die auf das Wohlbefinden der Mitarbeitenden einzahlen. Diese sogenannten Shared Spaces stehen insbesondere den angrenzenden Homebases zur Verfügung, sind aber grundsätzlich von allen nutz- und buchbar. 

Beratung, Planung und Begleitung aus einer Hand

Die New Work-Expert:innen von Drees & Sommer haben das Projekt vom Konzeptentwurf bis zum tatsächlichen Umzug begleitet. Sie haben unter anderem für alle sieben Standorte Grobbelegungs- und Möblierungsplanungen erstellt. Und wirkten in enger Zusammenarbeit mit dem Einkaufsteam der ERGO Group AG bei den teilweise sehr komplexen Ausschreibungs- und Vergabeprozessen des Mobiliars mit. Dabei galt es sowohl die Vergaberichtlinien des Konzerns als auch die Technikpräferenzen der verschiedenen Standorte in Einklang zu bringen. Ein Projekthandbuch für die Kommunikation und interne Organisation ermöglichte jederzeit standort- und fachübergreifend effizientes Handeln. 

Umzugskaskade

Im Oktober 2021 starteten schließlich die Detailplanungen an allen sieben Standorten. Ab März 2022 folgten die ersten Umzüge. Dabei wurden ganze Standorte oder große Mitarbeitergruppen für einige Wochen komplett ins Homeoffice geschickt, um dann nach dem Umbau in die neuen Räumlichkeiten wieder einzuziehen. Das Drees & Sommer-Team übernahm das Umzugsmanagement inklusive der Vorbereitung und Durchführung. Mit Nürnberg ist im November 2023 der siebte und letzte Standort fertig innerhalb der Bestandsflächen umgezogen. 

Ergebnis

Mit der Einführung von mobilem Arbeiten und Desksharing gelang es der ERGO Group AG, Flächen an den einzelnen Standorten zusammenzufassen. Dadurch wurden Etagen, Gebäudeteile oder ganze Gebäude frei – und mehr als 60.000 Quadratmeter Bürofläche eingespart. 

Das New Work-Konzept ermöglichte es, 19.000 feste Arbeitsplätze in 12.000 Desksharing-Plätze umzuwandeln. Und gleichzeitig die Arbeitsumgebung durch mehr Aufenthaltsqualität, Flexibilität und Raumangebote deutlich attraktiver zu gestalten.