Bürger wollen einfach, schnell und sicher kommunizieren, was sich auch auf die Behörden auswirkt: Organisationsstrukturen, Abläufe und Gebäude müssen an die digitalisierte Arbeitswelt angepasst werden. Die veränderten gesellschaftliche Erwartungen an die Verwaltung zeigen, dass die Zukunft der Arbeit nicht nur für Unternehmen ein wichtiges Thema ist. Auch die öffentliche Verwaltung muss sich in den kommenden Jahren verändern. Um auch künftig den steigenden Anforderungen gerecht zu werden und moderne Dienstleistungen bieten zu können, müssen die Mitarbeiter selbst gute Arbeitsbedingungen vorfinden.
Bund stärkt Kommunen beim digitalen Wandel
Mehr Servicequalität, Datenaustausch oder Behördengänge online abwickeln: Gefördert wird der Weg zur innovativen Verwaltung durch die Umsetzungsstrategie der Bundesregierung zur Gestaltung des digitalen Wandels. Ziel ist es, konkrete Maßnahmen auf den Weg zu bringen, damit die Verwaltung Bürger und Unternehmen stärker unterstützt. Austausch sowie Beantragung von Leistungen sollen vereinfacht werden, beispielsweise durch barrierefreie Zugänge. Dafür braucht es moderne, sichere sowie ressourcen- und energieeffiziente Gebäude mit entsprechender Ausstattung. Entscheidend ist, dass eine Gesamtstrategie vorliegt, die neben der IT-Infrastruktur auch die bauliche Infrastruktur beinhaltet.
Bezirksamt Steglitz-Zehlendorf blickt in die Zukunft
Rechtzeitig für die Zukunft stellt sich beispielsweise das Bezirksamt Steglitz-Zehlendorf auf. Um für die Büroräume der eigenen Mitarbeiter die zukunftssicherste Lösung zu entwickeln, beauftragte das Bezirksamt Drees & Sommer mit einer Machbarkeitsstudie. „Wir wollen den Service für die Bürgerinnen und Bürger deutlich ausbauen und uns für die Zukunft aufstellen. Dieses Ziel müssen auch unsere Gebäude unterstützen – und das idealerweise auch noch in 30 Jahren“, so Bezirksbürgermeisterin Cerstin Richter-Kotowski. Um das sicherzustellen untersuchten die Experten Varianten wie Sanierung, Umbau, Neubau oder Kombinationen. Vorgaben waren, den aktuellen energetischen Standard sicherzustellen, die Arbeitsplätze zu optimieren und die Flächeneffizienz zu erhöhen.
Neubau ist zukunftssicherste Variante für das Bezirksamt
In die Analyse flossen sowohl die Ist-Belegung als auch die ermittelten Bedarfe an Arbeitsplätzen für das Jahr 2022 ein. Außerdem bewerteten die Experten den bautechnischen und energetischen Ist-Zustand der Gebäude. „In unserer Analyse haben wir drei Varianten untersucht und Kriterien wie Investitions-, Umzugs- und Mietkosten sowie Energiekosten für einen Zeitraum von 30 Jahren bewertet. Auch die Mitarbeiter des Bezirksamts beteiligten sich in Workshops und Interviews zum Raum- und Funktionsprogramm“, erklärt Oliver Beck, Associate Partner bei Drees & Sommer. Was benötigt das Rathaus Zehlendorf im Jahr 2022, um den Herausforderungen in der Zukunft begegnen zu können? Welche Rolle spielen die Themen Digitalisierung, e-Akte und Bürgerdialog und wie wirkt sich das auf das Raum- und Funktionsprogramm für den zukünftigen Flächenbedarf aus? Mit diesen und ähnlichen Fragen konnten die Identifikation und Haltung der Mitarbeiter zum neuen Rathaus und erste Visionen zur neuen Bürostruktur, zum Zukunftsbild und Arbeitsweisen aufgezeigt werden. Unter Berücksichtigung aller Faktoren stellte sich ein Neubau als die zukunftssicherste Variante heraus. Hier können alle Vorgaben wie flexible und moderne Bürowelten, die maximale Anzahl an Arbeitsplätzen, Erhöhung der Flächeneffizienz, Beibehaltung der Anzahl der Parkplätze, weitere Nutzungsmöglichkeiten, Funktionalität sowie die geringsten Gesamtkosten eingehalten werden.